القواعد الالماسيه في التعامل مع الاخرين





· منذ بدء الخليقة والإنسان بطبعة إجتماعي ، ويكره الوحدة ، فتخيل نفسك بلا أناس من حولك ! هذه الصورة فعلاً ستعيش بها إذا لم تحافظ على علاقتك مع الآخرين ، وحتى لا تضطر إلى ذلك ، إليك بعض القواعد الألماسية :-

· أصلح ما بينك وبين الله ، يصلح الله ما بينك وبين الآخرين .

· ألق التحية على من تعرف و من لا تعرف.

· إبتسم في وجه زميلك ، فالإبتسامة تنبيء بنفسية الطرف الآخر ، وتشرح الصدر وتمهد التعارف والكلام .

· ضع نفسك مكان الآخرين ثم أسمعهم من الكلام ما تحب أن تسمع.

· إعرف نمط الإنسان الذي تتعامل معه ، ثم حاول الدخول له من خلال النمط المناسب له .

· حافظ على مشاعر الآخرين ، واختر كلماتك بعناية .

· لا تغضب ..

· كن بسيطاً وغير متكلفاً في تعاملك مع الآخرين .

· كن متواضعا ً، يعلو شأنك .

· دع محدثك يحدثك بما يحب ، وكن مستمعاً جيداً .

· أوف بوعدك ، واصدق حديثك .

· حاول أن تقول شكراً لمن أدى لك خدمة ، فوقعها كبير في نفسه .

· إعترف بخطئك ، واعتذر إذا لزم الأمر الإعتذار.

الشروط الذهني


ما يشكو الناس من مشكلة الشرود الذهني. وكلما زادت هذه المشكلة، قلت إنتاجية الفرد لأنها تعطل عمل العقل. ومن أسباب هذه المشكلة ما يلي:-



· التفكير في مشكلة ملحة.

· الإنشغال بحدث مهم في الحياة.

· الهروب من أرض الواقع نحو الخيال والأحلام وتصديق الأوهام.

· إنعدام الراحة في بيئة العمل مثل ضيق المكان، شدة الضوضاء، شدة الحر أو البرد في مكان العمل.



وللتخلص من هذه الظاهرة علينا بالتالي:-

· محاولة إستبعاد كل ما يشتت الفكر ويشغل الذهن من الواقع المحيط.

· ابتعد عن القلق، والإستفادة من كل لحظة في حياتك.

· الإسترخاء بعض الوقت في حالة الشعور بالإجهاد.

· جدد هواء الغرفة عند الشعور بالخمول.

· إبدأ عملك بعد وقت الراحة وليس بعد التعب.



وعلينا أن نعلم أن إكتساب صفة التركيز الذهني تعود على الإنسان بأعظم الفوائد في حياته، وعند التفكير في أي مشكلة يجب أن نصب إهتمامنا في المشكلة قيد البحث، بعدها علينا نسيان الأمر بتاتا ً بمجرد حسمه والوصول الى قرار فيه، كي نستعيد قوة تركيز أذهاننا كاملة غير منقوصة ، ونواصل العمل بكل تركيز ورحابة صدر.

السكوت في مواقف معينه


من الأمور المهمة في الارتقاء الوظيفي ( السكوت ) فإن النتائج تترتب على الأعمال لا على الأقوال، والقول في غير موضعه كثيراً ما يسبب الفشل. والسكوت إنما المراد منة إن يكون عن الأمور التالية :-

أولا _ عن الانتقاد, فلا يفتح الإنسان فاه بانتقاد إنسان أخر مربوط بالعمل أو غير مربوط به, فإن انتقاد الإنسان المربوط بالعمل وان كان على حق يثيره, مما يسبب التقليل من نشاطه, أو قيامه ضد المنتقد وخلق الكراهية, وانتقاد غير المربوط بالعمل يسبب إثارته بما لا داعي له. فيؤثر كلام ذلك المنتقد في أعصاب ونفسية هذا المنتَقد وينقص منه, وكلا الأمرين يرجع لضعف الشخصية من ما يؤدي إلى اضطراب بالعمل, وخلق المشاكل.

ثانياً _ عن الانتقاد الموجة إليه, فانه مهما بلغ الانتقاد, في النهاية لا يؤثر في الإنسان, إذا سكت خلاف ما إذا أجابه المنتقد بالرد, فانه يصرف النشاط وبلا فائدة مرجوة, والناس دائما مع الساكت, حتى وان طال الزمان, فإذا تكلم كانوا له أو علية.

ثالثاً _ عن الهدر في الكلام, وهذا مما يبتلي به الكثير من الموظفين وقد كان أحد أحزاب ( اليابان ) الكبار, شعارهم: قلة الكلام وكثرة العمل, وما أجمله من شعار؟ وفي المثل, العمل بكل صمت وهدوء علامة النجاح, أما من تكلم لإنجاز مهمة بقدر الضرورة فان الكلام في مثل هذا الموقع ضروري وليس المقصود من السكوت, الذي نجعله من شرائط الموظف الناجح, المنع عن مثل هذا الكلام المضطر إليه.

إذا كان الكلام من فضة, فالسكوت من ذهب.

فريق العمل


تعد فرق العمل إحدى أهم وسائل نجاح العملية الإدارية ومن أبرز ملامح الإدارة الناجحة التي تحرص على الإنجاز ، وتحترم التخصص وتسعى الى المزيد من المشاركة بينها وبين أفراد الإدارات الأخرى.

وحتى ينجح الفريق لابد أن تكون أهدافه واضحة لجميع أعضائه، فهو بمثابة محطة توليد للطاقات الكامنة. وتبنى فرق العمل لمزايا عدة منها:-

· الإستفادة من المواهب المتعددة للأفراد.

· زيادة الإتصال بين الأعضاء.

· تنمية الشعور بالإتحاد والصداقة.

· إيجاد جو من التعاون لزيادة الإنتاج.

· الوصول الى حلول جماعية.

· تخفيف الأعباء وتوزيع الأدوار.

· تبادل المعلومات والتجارب.

· الفاعلية في حل المشكلات لتوفر الخبرة.

· تحقيق التوازن بين إنتاجية الفرد واحتياجات الأعضاء .

· تقديم أحدث وأدق المعلومات.

· إتاحة الفرصة للجميع للمشاركة في إتخاذ القرار وتحمل مسئولية تنفيذه.

وهنا يجب التوقف للتذكير بنقطة وهي أن نجاح الفريق هو نجاح يرتبط بكل عضو من أعضائه وفشله هو فشل لكل عضو أيضاً ، فالكل أعظم وأكبر من الجزء.

يا ابن آدم ، إنما أنت أيام مجموعة ، كلما ذهب يوم ، ذهب بعضك

اختلاف وجهات النظر


لابد وأن مرت عليك لحظات إختلفت وجهة نظرك مع وجهة نظر شخص ما, ولكن هل أدى هذا الإختلاف إلى خلاف أو نزاع؟ وهل كانت طريقتك في حل هذا النزاع تقليدية أم مبتكرة؟ وهل اسلوبك في حل النزاع واحد لا يتغير؟ هنا و فيما يلي نوضح لك إستراتيجيات التعامل مع الخلاف.

أولاً: استراتيجية الإنسحاب:- وهي أن الشخص عندما يشعر أن هناك بداية لخلاف ما يبدأ بتغيير موضوع الحديث بسرعة ويغض الطرف عن النقد. وهذا الشخص ( المنسحب ) يرى أن هذا الخلاف لا نفع منه وبالتالي فهو يفضل الإنسحاب وكذلك هو مستعد لأن يذعن حتى يتلافى عدم التوافق أو التوتر. وهذه السياسة إن كانت ناجحة في بعض حالات الخلاف إلا انها تغفل أن أسباب الخلاف مازالت قائمة، واجتناب الخلاف لن تجعلها تختفي.

ثانياً: استراتيجية الإكراه:- من يتبع هذه السياسة يحرص في أي خلاف على أن يخرج منه منتصراً مهما كلفه الامر. وغير مهتم لعلاقاته مع الآخرين. حيث تؤثر هذه السياسة على ألفاظه وتصرفاته، ولكن على الرغم من انها تحل الخلافات بشكل سريع إلا أنها تؤثر على الأهداف البعيدة المدى وعلى إنتاجية الأفراد ما دام ان هناك طرفاً واحداً سيستمتع بالإنتصار.

ثالثاً: إستراتيجية التهدئة:- هذه السياسة من ينتهجها يحاول أن يجعل كل أطراف الخلاف راضية وسعيدة، فهو يهتم بالعلاقة مع الناس إلى درجة كبيرة حتى لو تصادمت مع مصالحه، ومن وجهة نظره يرى أن التحدي والمجابهة مدمرة، لذلك عند بدء الخلاف يعمد إلى كسر حاجز التوتر.

رابعاً: استراتيجية التسوية:- هي ما نسميه مسك العصا من المنتصف وهي تشعر الأطراف في أي نزاع أنهم رابحون لأول وهلة مع أنهم في حقيقة الأمر خاسرون لأن هذه السياسة تعطي بعض الكسب لكلا الطرفين بدلاً من اعطاء الكسب للمصلحة العامة والمرجوه من حل ذلك الخلاف.

خامساً: استراتيجية التكامل:- تمثل قمة النجاح لحل الخلاف لأنها تتطلب مهارات إدارية وإتصالية عالية المستوى وهي طريقة مشتركة لحل المشاكل, ويلزم على جميع الأطراف إفتراض وجود حل ما وبالتالي هم يجتهدون لهزمية المشكلة لا لهزيمة أنفسهم.

تصحيح المسار

(( وقل اعملوا فسيرى الله عملكم))


هكذا أمرنا الله تعالى في محكم كتابه الكريم.. العمل.. ولكن لكل منا إسلوبه في العمل.. فكيف نصحح مسارنا أثناء تأدية عملنا؟

· إتق الله حيثما كنت ولا تأكل إلا حلالاً وتذكر الحديث النبوي "أيما لحم نبت بالسحت فالنار أولى به.. فليكن عملك مشروعاً، ولتؤده بصدق وامانة.

· الإنسجام والرغبة في العمل... دونهما لن يتمكن الإنسان من العطاء والإبداع، ففهم العمل ومعرفة إحتياجاته وطبيعته شرط للرقي به.

· إبدأ من حيث إنتهى الآخرون، وإستفد من خبراتهم حتى وإن كانوا أقل منك تعليماً... لكنهم أكثر منك خبرة.

· كن قدوة لغيرك من العاملين معك في الإلتزام بأوقات الدوام الرسمي وتنفيذ لوائح العمل.

· لا تصدر أحكاماً سريعة متأثراً بالإنطباعات الأولية... إذا أردت أن تقول شيئاً، قله غداً.

· لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد، حتى لا تتراكم الأعمال.

· خذوا أمركم شورى بينكم.. عند التعرض للعوائق.. إستشر.

· لا تهدر وقتك.. فضياعه سبباً لفشلك.

· بسط الأمور من حولك.

· لا يأس مع الحياة.

وصفه اداريه

كم هو جميل ان تشعر بالراحة أثناء تأدية عملك بنظام في نفس الوقت الذي تنجز أكبر قدر من المهام بهدوء. وهنا أذكر بعض الخطوات التي تساعدك على إنجاز مهام عملك بهدوء:-

· خذ الخطوة الأولى .. وهي الخطوة الأكثر أهمية في تحقيق الهدوء في العمل، ببساطة إتخذ قراراً بعمل شيء يجعلك تصبح هادئاً.

· تعامل بحزم مع الأوراق .. خلص نفسك من العبء الذي تسببه المعلومات الغير ضرورية عن طريق إستخدام سلة المهملات.

· لا تقلق حتى يأتي وقت القلق.. يرتبط القلق دائماً بالتفكير في المستقبل، أعطي إهتمامك الكامل لما يحدث في الوقت الحاضر لأنك ستواجه المستقبل بكل إستعداد.

· دع الآخرين ينجحون.. إن أفضل ما يحافظ على الوقت وسلامة العقل في ساحة العمل هو عملية التفويض، والأساس في القيام بهذه العملية بنجاح هو أن تركز على الأشياء التي تتفوق في أدائها وتفوض جميع الأعمال الأخرى وعليك أن تفوض المسؤلية كما تفوض أعباء العمل.

· دع الآخرين وشأنهم.. ركز على الوفاء بإلتزاماتك الشخصية أولاً.

· لا تبال.. إبتعد عن الأمور التي تستطيع ان تفعل شيئاً حيالها.. وركز على الأمور التي يمكنك التأثير فيها.

· إعترف بجهلك.. كلما أسرعت بالإعتراف بأنك لا تعرف الجواب عن شيء ما، أصبح لديك المزيد من الوقت للبحث عن الإجابة.

· غير الروتين.. أد عملك بطريقة لا تؤده بها في المعتاد أو فكر بطريقة لا تفكر بها عادةً.

· أخفض صوت الهاتف .. إذا لم يمكنك أن تختار نغمة هادئة أخفض صوته.

· إبتسم ... اضحك للدنيا ..تضحكلك.

كن مرحاً، فالمرح يخلق مناخاً نفسياً مشحوناً بالسرور والغبطة والإرتياح، ومثل هذا النموذج الصحي يطلق القدرات العقلية للتعلم بسهولة ويسر، فالإنشراح يهيء الطاقات العقلية للإمتلاء والتمدد ، بخلاف مناخ الكآبة والحزن أو التشاؤم الذي يعلم دروساً متشنجة عن الحياة.

فالإنسان المرح ودوداً وذكياً ، وهو الإنسان المنفتح على العالم والحياة، فهو يرغب بأداء دور أفضل، كما يرغب بأن يسعد الآخرين، ووسيلته في كل ذلك هي الإقلاع عن الكآبة في سلوكه النفسي، والتخلي عن فلسفة البعد الواحد في سلوكه العقلي.

فالمرح لا يعني الإبتسامة أو الضحك ، فهذه آليات قد يلجأ إليها الجميع، مرحين أو غيرهم، إنما المرح فلسفة ذاتية تنطلق من إيمان الفرد بأنه يمتلك صحة عقلية جيدة، ونظرة متفائلة للحياة ويرسم خطة مستقبلية بنفسه ولنفسه ولعمله.

صفوة القول هي.. أن المرح زاد العقل، وغذاء الروح واكسير الحياة، فهو يضاعف من متانة صحة الفرد ويجعل عقله متفتحاً نحو آفاق أرحب. فلنستبشر بغد أفضل أو بوضع أحسن أو بحالة أكثر إشراقاً، وذلك ليس من قبيل التفاؤل الساذج أو الخيالي، وإنما إستقراء أحداث التاريخ الإنساني يكشف بأنه بعد النكسات أو الركود يحدث التقدم والنهوض والنجاحات، وهذا بالطبع سيدفعنا لمباشرة العمل، والإبداع وتحدي المستحيل.

التعامل بحزم مع الاوراق

مرحباً بكم....

في عددنا اليوم سنقوم بحملة للتخفيف من الأوراق والتعامل بحزم معها . وذلك لأننا يجب ان نمنع أنفسنا من الغرق في بحر من الأوراق، لأن زحمة الأوراق قد تخفي تحتها أوراقاً مهمة. وهنا يخطر سؤال لماذا لا نكتفي بوسائل الإتصال الشخصية أو الإتصال عبر الحاسوب؟ ولماذا لا يكون إستخدام الأوراق آخر وسلية نلجأ إليها؟ لذا نعرض بعض الإستراتيجيات لتخفيف تراكم الأوراق:-

· إلزم الآخرين بالإختصار في عدد الأوراق المرسلة لك.

· قم بإعادة إرسال الأوراق إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

· تحدث إلى الأشخاص بدلاً من إرسال الأوراق إليهم.

· إطلب من الزملاء أن لا يرسلوا تقارير إلا في الحالات الإستثنائية.

· خفف عدد الوراق المرسلة للآخرين.

· قم بإعادة الأوراق الغير ضرورية إلى مرسلها.

· لا تتردد في العمل على الورقة الواردة لك.

· تفادى كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.

· تفادى علب الأوراق التي تستوعب عدداً كبيراً منها.

· ضع الأوراق التي لم تنجز بعد في ملف ظاهر.

وسؤالنا كيف نتخذ قرار... ماذا سنفعل بها؟

هناك أربع طرق للتصرف بالأوراق فور وصولها إلينا:-

· تحويلها..توضع فوراً في علبة الأوراق التي يجب إرسالها إلى الشخص المناسب.

· العمل عليها.. إجراء اللازم لها.

· توثيقها وتخزينها.. توضع في المكان المناسب بحيث يسهل الحصول عليها.

· التخلص منها.

ولكن ما هي الأوراق التي نتخلص منها؟

إذا نسي المرء انه يحتفظ بشيء ما... أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء، فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه ابداً. فما نتخلص منه هو:-

· ما لا نعود إليه أبداً.

· ما يسهل إيجاده عند الآخرين.

· ما يقل مردوده.

آمل أن نبدأ اليوم حملة للتعامل الفعال مع الأوراق لنسعد بمنظر راق لمكاتبنا. وتذكر أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.

لاتتوقف


قال الحسن البصري: ما من يوم ينشق فجره، إلا وينادى: يا بن آدم، أنا خلق جديد، وعلى عملك شهيد، فتزود مني، فإني إذا مضيت لا اعود إلى يوم القيامة...

في هذا العدد نتطرق الى نقاط تساعدنا على تنمية عادة توفير الوقت:-

· إكتب السبب الذي يؤدي إلى ضياع وقتك.

· عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.

· تخيل نفسك وانت منظم.

· توقف عن إستخدام أعذار وهمية مثل الحاجة إلى المزيد من المعلومات.

· قم بإزالة الأشياء الملهية من على سطح المكتب.

ولكن قد نقوم نحن بكل ذلك ونشعر بأن الوقت لا يسعفنا، هنا يجب علينا أن نحدد العوامل المضيعة للوقت.. فلنسأل انفسنا هذه الأسئلة ونجيب عليها بكل صدق:-

· كم يستغرق منا البحث عن ورقة ما؟

· كم من الإجتماعات يتجاوز وقتها النهاية المحدد مسبقاً؟

· ما هي نسبة الإتصالات الغير ضرورية ؟

· هل نشجع مقاطعة الزملاء لنا بتوقفنا عن ما نقوم به وبالتحدث مع الآخرين؟

· هل كل ما نواجهه هو أزمة فعلاً؟ وهل هي تتعلق بنا فعلاً؟

· هل ينتج عن إهتمامنا بتفاصيل موضوع ما إهمالنا لأشياء أخرى أكثر أهمية؟

وخطواتنا الآن تساعدنا على حسن إستغلاننا للوقت:-

· ضع صباح كل يوم قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم وذلك من خلال واقع خطة إسبوعية ومن المواعيد المتفق عليها مسبقاً.

· حدد أولويات إنجاز الأعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم بها للمرؤوسين واحرص على تحديد مواعيد إنجاز وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب.

· خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد واحرص على مقاطعتك خلالها.

· احصر الأمور الروتينية أو الغير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت.

· لا تؤجل إتخاذ القرارات الروتينية التي تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول.

· ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها وخصص وقتاً محدداً لإجراء المكالمات تباعاً.

· جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالإسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية.. أوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمناقشة الموضوع معه في وقت آخر.

· إبتسم حتى عندما تزدحم المسئوليات.

وتذكر أن الوقت لا يتوالد، لا يتمدد، لايتوقف، لا يرجع للوراء، بل للأمام دائماً. وإن الزمن يتحرك بقدرة الله... ولكن الذي يمكن أن يدار هو إستغلالنا للوقت أثناء جريانه.